Организация электронной регистрации и контроля доступа участников на мероприятиях в Москве и на всей территории Российской Федерации становится неотъемлемой частью в проведение важных крупномасштабных событий, где требуется четкий учет и фиксация присутствующих и вновь прибывающих гостей.

Вы - организатор мероприятия, и перед Вами стоит ответственная задача выслать приглашения участникам, зафиксировать их прибытие, собрать информационные анкетные данные о них, узнать точное количество участников присутствующих в зале, распечатать и обеспечить всех участвующих индивидуальными бэйджами, а также ограничить доступ к посещению вашего мероприятия, путем пропускной системы (если это требуется).  В конце мероприятия Вам необходимо оперативно предоставить заказчикам мероприятия точную информацию о количестве участниках, о том, кто именно присутствовал, и в какой промежуток времени. Система электронной регистрации и контроль доступа участников все это сделает за Вас, Вам останется только правильно воспользоваться полученной информацией.

Как проходит система регистрации:

Участник мероприятия проходит на зону ресепшен, где его регистрируют, фотографируют, распечатывают и выдают именной бейдж, либо же участник может самостоятельно заполнить информацию на сайте, получив индивидуальный QR код на мобильный телефон, затем подойти к стойке регистрации за своим бейджем. На входе в зал установлено специальное считывающее устройство, к которому нужно всего лишь приложить бейдж либо телефон с QR кодом, и информация о присутствующих гостях зафиксирована.

При помощи электронной регистрации значительно уменьшается и сокращается очередь на регистрационных стойках, за счет того, что участник имеет возможность заполнения информационных данных через интернет на специальном сайте. После этого каждому участнику мероприятия выдается бейдж с индивидуальным QR кодом, автоматически присвоенным ему во время регистрации анкетных данных. При помощи QR кода собирается дополнительная информация о передвижении конкретного участника на территории мероприятия (время прибытия, время ухода, присутствие на конкретных лекциях и т.д.).

Информация, предоставленная об участниках мероприятия, автоматически сохраняется в базе, что исключает потерю анкетных данных о ком-либо из участвующих, в последующем вся информация передается заказчику.

Система регистрации участников мероприятия включает:

⠀

Уникальное программное обеспечение

Специальное профессиональное оборудование

Расходные материалы

Бейдж с лентой

- Уникальное программное обеспечение (программа, используемая для управления регистрацией и контролем доступа);

- Специальное профессиональное оборудование (принтеры, ноутбуки, планшеты);

- Расходные материалы (бумага, чернила для принтера, клейкая лента для печати);

 - Бейдж с лентой. Бейджи изготавливаются для каждого мероприятия индивидуально по потребностям.

 Существует несколько стандартных вариантов для разработки дизайна бейджа и лент:

- оригинальный бейдж с фирменным логотипом и дизайном мероприятия;

- нейтральные бейджи, которые можно использовать на любом событии;

- брендированные фирменные ленты;

- стандартные ленты разных цветов.

Выделим самое основное для проведения офлайн-регистрации и аккредитации участников на мероприятии:

• Регистрационная стойка (рабочее место для проведения регистрации гостей). Стойку регистрации можно оформить в едином стиле мероприятия. Декорировать фирменным баннером, рекламным плакатом, украсить цветочной композицией, икебаной, или другими необычными элементами. Создать видеоинсталляцию с помощью установки светодиодного экрана, или при помощи проекторов - видеомэппинг.
• Интерактивная онлайн-платформа или лендинг (landing page) мероприятия для размещения ссылки для возможности онлайн-регистрации;
• Промо-персонал (администраторы, хостесс) для проведения регистрации и приема гостей мероприятия. Промо-персонал может быть в брендированной униформе, либо в другой любой форме одежды под стиль мероприятия.

Регистрационная стойка

Интерактивная онлайн-платформа или лендинг (landing page) мероприятия

Промо-персонал (администраторы, хостесс)

Более подробную информацию можно получить у наших специалистов.