Техническое обеспечение мероприятия требует специальных знаний, которые есть лишь у узких профессионалов. Примерно в 90% случаев общение заказчика мероприятия с подрядчиком происходит через event-агентство, которое, благодаря постоянному общению с техническими инженерами, точно знает потребности мероприятия и в каких компаниях нужно заказывать то или иное оборудование.
И всё же бывают случаи, когда клиент сам решает курировать все вопросы, связанные с выбором подрядчика. Что же ему следует учитывать в таком непростом решении?
Для начала важен уровень компании-подрядчика. Никаких официальных или даже объективных рейтингов на сегодняшний день среди подрядных организаций нет, но есть негласные лидеры рынка в каждом отдельно взятом направлении (синхронный перевод речи, электронная регистрация участников, сценические конструкции, световое оборудование, звуковое оборудование, видео- и проекционное оборудование, интерактивное голосование и т.п.). Выявить этих лидеров рынка не составляет труда по отзывам как прямых клиентов, так и агентств.
Размер компании тоже имеет значение. Важно понимать, что для креативного агентства, не так важно, будет в нём два человека или двадцать, их сила — в изобретательности. В подрядных организациях собственная база оборудования и обслуживающего его персонала — ключевой ресурс. У небольших компаний в арсенале не так много колонок, ИК-излучателей для обеспечения качественного синхронного перевода речи и прочих агрегатов, поэтому для обеспечения крупного заказа они всё равно вынуждены брать оборудование в субаренду. Сразу появляются риски непроверенного оборудования и неквалифицированного персонала (или, проще говоря, персонала, не привыкшего работать с тем или иным взятым в прокат оборудованием). Внешний вид персонала, его вежливость и аккуратность также играют большую роль на площадке. Именно персонал создаёт первоначальное впечатление о мероприятии. В компании SINKOM большой парк собственного качественного оборудования и штат опытных технических инженеров.
Что касается цены, то она тоже может выступать мерилом и объективным способом оценки подрядчика. Если Вы находитесь в поиске технического подрядчика, который оказывает комплекс технических услуг, а не просто сдаёт в прокат оборудование, то нужно понимать, что в стоимость услуги входит не только цена аренды оборудования, но и накладные расходы (доставка, монтаж и демонтаж оборудования, зарплата персонала за сопровождение мероприятия, документооборот и т.д.). В этом случае цена может быть немного выше рыночной. Если же цена предлагается на порядок ниже рыночной, то здесь уже возникают вопросы: каково качество столь дешевого оборудования? Нет ли риска получить оборудование без обслуживания? Правда, стоит понимать, что далеко не всегда демпинг — признак рисков. Возможно, подрядчик просто настолько заинтересован в работе с агентством или заказчиком напрямую, что готов на скидки.
Помимо самой схемы ценообразования, не менее важен и внешний вид сметы, присланной по запросу клиента. Как это ни странно, оценивать можно всё, вплоть до внешнего оформления: красиво оно или сделано «на коленке». И дело тут не в какой-то особой эстетике, всё объясняется куда проще: профессиональный подрядчик работает на поток, у него много запросов, по этой причине, чтобы каждый раз не изобретать велосипед, а лишь вносить необходимые правки, существуют шаблоны, которые грамотно, доступно и привлекательно оформленные. Кстати, сроки предоставления сметы тоже важны, и всё по той же причине. Изменить существующий шаблон под конкретный запрос (с учётом наличия всей аппаратуры) довольно несложно. Подсчитывать же смету с нуля, особенно при учёте необходимости аренды недостающего оборудования (как часто бывает у небольших компаний), куда дольше.
Кроме того, важно оценить имеющееся портфолио подрядной организации или хотя бы поинтересоваться, какие крупные и серьёзные проекты вёл тот или иной менеджер, собрать отзывы от предыдущих заказчиков.
Если на уровне предварительного общения — смета, портфолио, авторитет компании — всё устраивает, приходит время для назначения личной встречи. И тут вступает в силу ещё один важный фактор влияния — представительство компании. Что за человек приходит общаться от лица фирмы? Как ведёт себя, как говорит, как быстро реагирует на вопросы? Насколько компетентен в технических вопросах? Может ли он объяснить почему нужно именно это оборудование, именно в этом количестве и качестве?
Общий язык с подрядчиком — это половина успеха. Подготовить мероприятие всегда проще с единомышленниками и специалистами в своём деле. Если Вы планируете мероприятие, то специалисты компании SINKOM к Вашим услугам. Обратившись в нашу компанию, Вы получите необходимую услугу быстро, качественно и со 100% гарантией.
Вам также могут быть интересны:
